Persónuverndarupplýsingar

PERSÓNUVERNDARYFIRLÝSING

Avita ehf.

Eftirfarandi persónuverndaryfirlýsing veitir viðskiptavinum Avita ehf. og öðrum upplýsingar um vinnslu og meðhöndlun persónuupplýsinga hjá Avita ehf. (kt. 651019-1760, heimilisfang: Askalind 4, 203 Kópavogur, Ísland) eftir því sem við á. Öll vinnsla persónuupplýsinga fer fram í samræmi við gildandi lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga („PVL“).

Það sem fram kemur í persónuverndaryfirlýsingu Avita er til viðbótar öðrum persónuverndar fyrirvörum og upplýsingum sem Avita kann að veita einstaklingum í ákveðnum tilvikum vegna tiltekinnar vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við starfsemi og rekstur Avita. Því er ekki hægt að ganga út frá því sem vísu að efni yfirlýsingarinnar sé á hverjum tíma tæmandi heimild um vinnslur sem framkvæmdar eru í tengslum við starfsemi og rekstur Avita. Hin öra þróun á stafrænu og tæknilegu umhverfi gerir það einnig að verkum að breytingar á vinnslu persónuupplýsingum gætu verið nauðsynlegar. Avita áskilur sér því rétt til að uppfæra og breyta þessari yfirlýsingu sé þess þörf og taka breytingarnar þá gildi við birtingu uppfærðrar yfirlýsingar á vefsvæði Avita www.numereitt.is (einnig vísað til sem „vefverslun/vefsíða“).

Fyrir frekari upplýsingar eða spurningar í tengslum við persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem ekki er að finna svör við í þessari yfirlýsingu skal haft samband við Avita á netfangið numereitt@numereitt.is eða með því að hafa samband við Persónuvernd.

1. Almennt um meðhöndlun og vinnslu persónuupplýsinga

Í tengslum við heimsókn og notkun á vefverslun Avita, sem og aðra starfsemi og rekstur Avita, kunna að safnast persónuupplýsingar um viðskiptavini og aðra, s.s. auðkennisupplýsingar, samskiptaupplýsingar, fjármálaupplýsingar, upplýsingar um áhugamál og venjur, upplýsingar um kauphegðun og viðskiptasögu, tæknilegar upplýsingar um notkun á vefsíðu sem og aðrar upplýsingar sem geta talist persónuupplýsingar í skilningi persónuverndarlaga. Upplýsingarnar koma ýmist frá einstaklingunum sjálfum, þ.e. upplýsingar sem þeir veita eða skrá sjálfir, með sjálfvirkri tækni eða frá þriðja aðila.

Avita ber ábyrgð á vinnslu og meðhöndlun persónuupplýsinga um viðskiptavini Avita og aðra notendur vefverslunar Avita sem ábyrgðaraðili persónuupplýsinganna, þ.e. sá aðili sem ákveður tilgang og aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga. Upplýsingunum er eingöngu safnað og þær unnar á grundvelli viðeigandi heimildir í persónuverndarlögunum og í samræmi við þær meginreglur sem gilda um slíka vinnslu. Persónuupplýsingarnar eru því eingöngu unnar í skýrt tilgreindum og málefnalegum tilgangi og aðeins að því marki sem telst nauðsynlegt og viðeigandi miðað við tilgang vinnslunnar hverju sinni.

Eftirfarandi má finna upptalningu og nánari lýsingu á því hvenær, þ.e. í hvaða tilgangi, Avita kann að vinna persónuupplýsingar um einstaklinga, á hvaða heimild vinnslan byggir og hversu lengi slíkar upplýsingar eru varðveittar. Vinsamlegast hafið í huga að neðangreind upptalning er ekki tæmandi talning þeirra persónuupplýsinga sem Avita ehf. kann að safna og vinna um einstaklinga og/eða þeirra vinnsluaðgerða sem framkvæmdar eru í tengslum við starfsemi og rekstur Avita.

2. Vinnsla persónuupplýsinga í tengslum við starfsemi og rekstur Avita

Helstu persónuupplýsingar sem Avita ehf. safnar og tilgangur vinnslu þeirra er eftirfarandi:

Vefsvæði Avita og Vafrakökur: Hægt er að skoða og nota vefsvæði Avita ehf. án þess að gefa upp nokkrar persónugreinanlegar upplýsingar. Við heimsókn eru notendum veittur valmöguleiki að samþykkja eða að hafna notkun svokallaðra vafrakaka. Þar getur notandi samþykkt aðeins nauðsynlegar vafrakökur, en þá eru aðeins skráðar tæknilegar upplýsingar með sjálfvirkum hætti til að tryggja eðlilega virkni og tækni vefsvæðisins. Hægt er að samþykkja jafnframt frammistöðu- og virknisauðgandi og/eða tölfræðilegar vafrakökur ef óskað er eftir ítarlegri söfnun upplýsinga í þeim tilgangi að gera heimsóknina auðveldari og persónulegri þannig að ákveðnar stillingar notanda séu skráðar á sama hátt við hverja heimsókn á vefsvæði Avita s.s;, það tungumál sem óskað er eftir að vefsíðan birtist á, vistun lykilorða og svo framvegis. Síðast en ekki síst getur notandi valið að samþykkja svokallaðar markaðssetningar-kökur óski notandinn eftir því að spor hans séu rekin á mismunandi stafrænum rásum í þeim tilgangi að geta gert auglýsingar og markaðssetningu persónulega. Vefkökur geyma oft upplýsingar á borð við; IP-tölu, tegund vafra, útgáfu vafra, síður þjónustunnar sem heimsóttar eru, tími og dagsetning heimsóknar, þann tíma sem varið var á síðunum og önnur talnagögn. Vinnsla framangreindra upplýsinga grundvallast annars vegar á lögmætum hagsmunum Avita af því að viðhalda grunnvirkni vefsvæðisins, og hins vegar á samþykki notanda þegar við á. Upplýsingum sem aflað er með vafrakökum er aðeins deilt með þriðju aðilum ef notandi hefur samþykkt slíkt með vali á tilgreindri vafraköku. Vafrakökur eru vistaðar hjá netvöfrum og eyðir vafrinn kökunni þegar tími hennar rennur út. Flestar kökur varðveitast aðeins í stuttan tíma en aðrar geta varðveist lengur. Ef notandi er ekki ánægð/ur með notkun á einhverjum kökum á vefsíðunni getur þú lokað á þær eða eytt úr vafranum þínum. Þetta getur þó hamlað virkni vefsvæðisins. Hafir þú áður samþykkt kökur en snúist hugur, getur þú slökkt á þeim með því að breytavafrastillingum þínum eða stillt hvernig vafrinn notar þær. Upplýsingar um hvernig hægt er að gera slíkt má finna hér: https://www.aboutcookies.org.uk/managing-cookies
Viðskipti: Í þeim tilgangi að geta framkvæmt vörukaup og stundað reikningsviðskipti við einstaklinga og fyrirtæki, þarf viðkomandi að láta Avita ehf. Í té nægjanlegar upplýsingar til að hægt sé að afgreiða vörur og óska eftir greiðslu fyrir þær sbr. nafn, kennitölu, heimilisfang, samskiptaupplýsingar og bankaupplýsingar. Nauðsynlegum upplýsingum kann að vera deilt með vinnsluaðilum Avita til að hægt sé að framkvæma vörukaupin. Vinnslan byggir á nauðsyn til að efna samning.
Aðgangsskráning og Póstlistar: Hafi einstaklingur óskað eftir því að stofna aðgang að vefsvæði Avita og/eða vera skráður á póstlista Avita ehf. þurfa ákveðnar persónuupplýsingar notanda að vera skráðar. Upplýsingunum er aðeins deilt með vinnsluaðilum Avita t.d., þriðju aðilum sem hýsa póstlista Avita og önnur tól sem notuð eru í markaðslegum tilgangi. Vinnslan byggist á samþykki notanda og/eða til að efna samning þegar við á.
Markaðs- og kynningarstarf: Avita getur notað  auðkenni viðskiptavinar og tæknilegar upplýsingar til að mynda skoðun á því sem Avita telur viðskiptavininn geta haft áhuga á. Hafir viðskiptavinur keypt svipaða vöru og/eða þjónustu, eða sýnt henni áhuga t.d. með því að hafa samband við Avita um svipaða vöru og/eða þjónustu getur Avita ákveðið að senda viðskiptavin markaðsefni um slíkt. Avita mun einnig senda viðskiptavini markaðsefni þegar samþykki hefur verið veitt fyrir slíku. Þá getur Avita ákveðið að notast við  þjónustu þriðja aðila fyrir frekari markaðs- og kynningarstarf hafi notandi veitt samþykki sitt við slíku í upphafi heimsóknar á vefsvæði Avita. Hafi notandi heimilað það, kunna upplýsingum að vera deild með þriðju aðilum og gilda þá persónuverndaryfirlýsingar slíkra aðila um vinnslu þeirra á tilgreindum upplýsingum.  Framangreind vinnsla byggist á lögmætum hagsmunum Avita af því að geta sinnt markaðs- og kynningarstarf og á samþykki viðskiptavinar þegar við á.
Starfsmannaupplýsingar: Í þeim tilgangi að geta uppfyllt lögbundnar skyldur gagnvart starfsfólki sínu og greitt laun, safnar og vinnur Avita ehf. með helstu grunnupplýsingar starfsfólks, svo sem, bankaupplýsingar, upplýsingar um stéttarfélagsaðild og vinnutíma. Vinnslan grundvallast á lagaskyldu sem hvílir á félaginu og geymsla upplýsinganna takmarkast við lagaskylduna og/eða brýna nauðsyn.
Fyrirspurnir, beiðnir eða umsóknir: Sendi einstaklingur inn fyrirspurn, beiðni eða umsókn getur verið nauðsynlegt fyrir Avita að skrá nafn, tölvupóstfang og í sumum tilfellum heimilisfang eða aðrar persónutengdar upplýsingar. Slík vinnsla grundvallast á samþykki hins skráða og er leitast eftir því að eyða upplýsingunum eins fljótt og unnt er eftir að tilgangi vinnslunnar er náð.

3. Miðlun persónuupplýsinga

Avita ehf. selur aldrei persónuupplýsingar. Félagið miðlar aðeins persónuupplýsingum til þriðja aðila ef samþykki einstaklings liggur fyrir, nema þegar Avita ehf. er það skylt samkvæmt lögum eða þar sem einstaklingur hefur verið upplýstur um slíka miðlun til vinnsluaðila Avita. Vinnsluaðilar Avita geta verið þriðju aðilar sem eru þjónustuveitendur, umboðsmenn eða verktakar og getur Avita hafa miðlað persónuupplýsingunum í þeim tilgangi að ljúka við tiltekin verkefni eða veita tiltekna þjónustu eða vöru sem einstaklingur hefur beðið um eða samþykkt. Avita afhendir þá vinnsluaðilum aðeins þær persónuupplýsingar sem teljast nauðsynlegar vegna tilgangs vinnslunnar og ber Avita ábyrgð á meðhöndlun og vinnslu vinnsluaðila á persónuupplýsingunum í samræmi við samning sem gerður er á milli Avita og tiltekins vinnsluaðila þar sem vinnsluaðili skal undirgangast skyldu um að halda upplýsingum öruggum og aðeins að nota þær í nánar tilgreindum tilgangi.

4. Þriðji aðili sem ekki teljast vinnsluaðilar Avita

Vefsíðan getur innihaldið tengla á vefsíður þriðja aðila, viðbætur og forrit. Með því að smella á þessa tengla eða virkja þessar tengingar geta þriðju aðilar safnað eða deilt gögnum um viðskiptavini Avita. Avita hefur ekki stjórn á þessum vefsíðum þriðju aðila og ber ekki ábyrgð á yfirlýsingum þeirra um persónuvernd. Persónuverndaryfirlýsing Avita ehf. nær þar af leiðandi ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðja aðila sem Avita hefur enga stjórn á né ber ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum aðgerðum þeirra. Avita hvetur því einstaklinga að kynna sér persónuverndarstefnu slíkra þriðju aðila, og vísar á að hægt er að koma í veg fyrir að slíkir þriðju aðilar safni og/eða vinni persónuupplýsingar með því að neita að samþykkja aðrar vafrakökur en þær sem teljast nauðsynlegar vegna heimasíðunnar.

5. Varðveisla

Avita ehf. geymir aðeins persónuupplýingar eins lengi og nauðsyn krefur í samræmi við þann tilgang sem þeim var safnað. Við mat á hæfilegum geymslutíma er tekið mið af þeim tilgangi sem þeim var safnað og á hvaða grundvelli (t.d. til að uppfylla laga- og bókhaldsskyldu); umfangi, tegund og eðli upplýsinganna; áhættunni af óviðkomandi aðgangi að slíkum upplýsingum.

6. Réttindi einstaklinga

Persónuverndarlög tryggja einstaklingum tiltekin réttindi varðandi meðhöndlun persónuupplýsinga, m.a. til upplýsinga um það hvernig persónuupplýsingar eru unnar, til aðgangs að upplýsingunum, til leiðréttingar og eyðingar á persónuupplýsingum, til að andmæla vinnslu persónuupplýsinga, til að óska eftir takmörkunum á vinnslu persónuupplýsinga, til að draga samþykki fyrir vinnslu persónuupplýsinga til baka o.fl. Avita virðir réttindi eigenda persónuupplýsinga en eftirtalin réttindi geta þó verið háð takmörkunum sem leiða m.a. af lögum, hagsmunum annarra sem upplýsingarnar varða eða mikilvægum fjárhags- eða viðskiptahagsmunum Avita.

Vilji einstaklingur leggja fram beiðni er varðar ofangreind réttindi skal það gert með því að senda tölvupóst á netfangið numereitt@numereitt.is. Unnið er úr beiðninni og beiðanda haldið upplýstur í samræmi við þau tímamörk er fram koma í PVL. Þessi réttindi eru þó ekki fortakslaus og áskilur Avita sér rétt til að neita að afgreiða/hafna beiðni sem er augljóslega tilefnislaus og óhófleg, eftir því sem lög kveða á um. Komi til þess að beiðni verði hafnað í heild eða að hluta er leitast við að útskýra á hvaða grundvelli slíka ákvörðun hefur verið tekin.

Svo unnt sé að afgreiða beiðni þarf beiðandi að vera tilbúinn til þess að veita tilteknar persónuupplýsingar svo tryggja megi auðkenningu hans. Formleg afgreiðsla beiðnar getur ekki hafist fyrr en auðkenning hefur farið fram.

Almennt kostar ekkert að fá aðgang að göngum eða nýta rétt sinn, en Avita áskilur sér þó rétt til að fara fram á sanngjarnt endurgjald í samræmi við lög.

Avita hvetur alla til að hafa samband og senda skriflega fyrirspurn á numereitt@numereitt.is ef einhverjar spurningar vakna varðandi meðferð og vinnslu persónuupplýsinga hjá Avita ehf.

Komi upp ágreiningur um meðferð persónuupplýsinga sem Avita og sendandi geta ekki leyst úr sín á milli er unnt að senda kvörtun til Persónuverndar á netfangið postur@personuvernd.is

Reykjavík, 5. Nóvember 2024